TIPPS FÜR EIN ARBEITSMODELL MIT ZUKUNFT
Zu Hause einrichten
Ein gut ausgestatteter Arbeitsplatz trägt maßgeblich zur Produktivität bei. Es zahlt sich aus, in gute Hard- und Software zu investieren. Dazu zählen schnelles, stabiles Internet (mindestens WPA/WPA2-Verschlüsselung, besser noch VPN), ein Laptop oder Rechner mit ausreichend großem Bildschirm und ordentlicher Tastatur sowie ein Handy mit genügend Datenvolumen. Für Arbeitnehmer, die längere Zeit im Homeoffice arbeiten, sind auch Schreibtisch und Bürostuhl Pflicht.
Leitlinien festlegen
Gegebenenfalls kann die Selbstorganisation im Homeoffice überfordern. Vorgesetzte sind umso mehr gefragt, Unterstützung zu bieten. Es ist ratsam, Leitlinien für das Arbeiten im Homeoffice festzulegen und sich im Team auf Regeln zu einigen. Dazu zählen Fragen zur Erreichbarkeit genauso wie das Aufsetzen von Meeting-Routinen. Damit Aufgaben nicht untergehen, müssen Ziele und Fristen klar kommuniziert werden.
Fokus setzen
Homeoffice wird von vielen Führungskräften oft noch mit Kontrollverlust gleichgesetzt. Anwesenheit bedeutet aber nicht immer gleich Leistung. Ausschlaggebend ist das Ergebnis. Um Aufgaben und Resultate im Blick zu behalten und zu überprüfen, ist es hilfreich, Wochen- und Monatsziele aufzusetzen. Das gibt Struktur und vermittelt ein Gefühl von Kontrolle.
Transparent sein
Wenn Teams räumlich getrennt arbeiten, ist gute Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg. Teilen Sie den Kollegen mit, wenn Sie „da” sind, eine Pause machen, gerade einen Telefontermin haben oder sich in den Feierabend verabschieden. In den meisten Messenger-Programmen lassen sich ein Status, zum Beispiel „im Termin”, oder Abwesenheitsnotizen einrichten.
Learning by doing
Vorgesetzte und Mitarbeiter sollten sich die Zeit nehmen, neue technische Hilfsmittel und Apps auch kennenzulernen. Setzen Sie sich damit auseinander und probieren Sie Sachen aus. Viele vermeintliche Fragen können oft selbst gelöst werden. Wenn nicht, kann vielleicht Google oder ein Kollege helfen, eine Lösung für das Problem zu finden.
Ablenkungen minimieren
Je nach Wohnsituation sind für die Mitarbeiter Ablenkungen die größte Herausforderung im Homeoffice. Lässt es die aktuelle Lebenslage nicht zu, in Ruhe zu arbeiten, können Ohrstöpsel helfen, Umgebungsgeräusche auszublenden. Wer gut mit Musik arbeiten kann, kann sich auch Noise-Cancelling-Kopfhörer besorgen. Playlists für mehr Konzentration gibt es zum Beispiel über Streamingdienste wie Spotify.
Effizient koordinieren
Damit alle auf dem neuesten Stand bleiben, sind Update-Calls unumgänglich. So kann die Belegschaft nachverfolgen, welche Entscheidungen wo und wann getroffen wurden. Finden Sie dennoch heraus, ob ein Meeting der effektivste Kommunikationskanal ist: Wer müsste per E-Mail kontaktiert, wer angerufen werden, um an den benötigten Input zu gelangen? Wenn ein Vieraugengespräch nicht ausreicht, sollte das Team zusammenkommen. Halten Sie Teilnehmerzahlen trotzdem, sofern möglich, klein. Mithilfe einer Agenda geben Sie Kollegen im Vorfeld die Möglichkeit, sich zu informieren oder wichtige Antworten vorzubereiten. Beschlüsse und resultierende Handlungen immer in einem Protokoll festhalten.
Routinen schaffen
Damit sich Heimarbeit nicht wie ein Wochenende auf der Couch anfühlt, sollten Berufstätige an gewissen Gewohnheiten des Büroalltags festhalten: Anziehen und Fertigmachen, das gemeinsame Familienfrühstück oder die morgendliche Zeitungslektüre, bevor es ans Tagwerk geht, helfen, die Motivation aufrechtzuerhalten.
Pausen planen
Regelmäßige Pausen sind wichtig für die Produktivität. Im Homeoffice tendieren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter allerdings dazu, weniger darauf zu achten. Experten raten, die Arbeit alle 90 Minuten zu unterbrechen. Stellen Sie sich einen Alarm. Stehen Sie vom Arbeitsplatz auf, strecken Sie sich. Auch eine kurze Stretching- oder Meditationsübung wirkt Wunder.
Beweglich bleiben
Langes Sitzen belastet die Bandscheiben, wir verbrennen weniger Kalorien und werden schneller müde. Integrieren Sie Bewegung in den Homeoffice-Alltag, so oft es geht. Zum Beispiel, indem Sie öfter mal die Sitzhaltung ändern. Planen Sie Übungen wie Kopf-, Schulter- und Armkreisen am Schreibtisch ein oder Sie machen ein kleines Morning-Workout in der Zeit des gesparten Arbeitswegs.
Gut organisiert: Diese technischen Hilfsmittel und Apps helfen
DIE BASICS
Microsoft Office Paket Word, Excel, Powerpoint
Mail-Anbindung ins Büro, zum Beispiel über Microsoft Outlook
Online-Speicher für große Datenmengen, zum Beispiel über Dropbox oder Google Drive
Fernzugriff auf den Server des Unternehmens
Office 365
Für das Management groß angelegter Projekte eignet sich ein Office-365-Abonnement. Es bietet Anwendern die Möglichkeit, ortsunabhängig von jedem Endgerät aus zu arbeiten, unter anderem mit Word, Excel, PowerPoint, Outlook…
Slack
Über das Chat-Programm lässt sich die Kommunikation sowohl einzelner Teams als auch des gesamten Unternehmens zusammenführen. Hilft, up to date zu bleiben, ohne Mail-Accounts überzustrapazieren.
Trello
Zusammenarbeiten und mehr erledigen: Mit den Boards, Listen und Karten des Aufgabenverwaltungsdienstes lassen sich kleinere Projekte mit wenig Usern auf schnelle und kostenlose Weise organisieren.
OneDrive
Dokumente einfach teilen und im Team bearbeiten: Der Cloud-Speicher-Dienst ermöglicht es, Dateien hochzuladen und auch von anderen Zugängen aus darauf zuzugreifen. Jedem Nutzer stehen 5 GB kostenfrei zur Verfügung.
Terashare
Mit dem kostenfreien Datenaustausch-Dienst können Dateien und Dateipakete in unbegrenzter Größe geteilt werden. Dazu müssen Nutzer Terashare aber vorab auf dem Computer installieren.
GoToMeeting
Kommunikation in Echtzeit: Über die Webkonferenz-Software können Führungskräfte zur Besprechung einladen. Meeting-Teilnehmer können kostenlos via Computer oder Smartphone teilnehmen.
TeamViewer
Das Fernwartungs-Tool erlaubt Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, auf den Rechner einer anderen Person zuzugreifen. Funktioniert sogar vom Smartphone aus. Einzige Voraussetzung: eine 3G-Verbindung.
Firefox Send
Das Tool erlaubt es, Daten bis zu 1 GB verschlüsselt zu verschicken. Firefox-Konto- Besitzer können sogar bis zu 2,5 GB teilen. Der Upload steht via Link allerdings nur 24 Stunden zum Download bereit.
