3.1 Berichtigte Monatsauswertung
der Buchhaltung

Erläuterungen im Überblick

Liegt der letzte Jahresabschluss schon länger zurück oder stehen neue Kreditverhandlungen an, dann gehört auch die letzte Monatsauswertung der Buchhaltung (BWA) zu den unverzichtbaren Pflichtunterlagen. Da darin jedoch i. d. R. noch keine Abgrenzungen und Bestandsveränderungen berücksichtigt sind und das Ergebnis dadurch verzerrt ist, ist eine Berichtigung erforderlich.

zu Spalte BWA-Werte:
Tragen Sie in dieser Spalte die Zahlen aus Ihrer Monatsauswertung, Spalte kumulierte Werte, ein.

zu Spalte Berichtigung:
Eine genaue Berichtigung der Buchhaltungsauswertung ist meist mit einem erheblichen Zeitaufwand (Zwischeninventur, Buchhaltungsanalyse) verbunden. In vielen Fällen genügt aber bereits eine näherungsweise Berichtigung, bei der aufwändige Erfassungen und Bewertungen nur überschlägig erfolgen und unbedeutende Beträge vernachlässigt werden.

zu Bestandsveränderungen fertiger/unfertiger Erzeugnisse:
Unter fertigen und unfertigen Leistungen versteht man bereits erbrachte (Teil-)Arbeiten, die entweder noch nicht oder auch schon fertig gestellt und noch nicht abgerechnet und als Erlöse verbucht worden sind. Da aber die dafür angefallenen Kosten (Material, Personal etc.) laufend verbucht werden und somit in den Buchhaltungszahlen bereits enthalten sind, ist eine Berichtigung erforderlich, die nach dem in der Tabelle "Hilfsrechnungen" angegebenen Schema berechnet wird.

zu Material- und Wareneinkauf:
In der laufenden Buchhaltung wird i. d. R. nicht der tatsächliche Verbrauch von Rohstoffen und Waren, sondern der Einkauf als Aufwand gebucht. Rohstoffe und Waren, die bereits im Vorjahr gekauft und erst jetzt vom Lager entnommen und verbraucht werden, sind daher gar nicht erfasst. Andererseits sind Waren, die in diesem Monat gekauft, aber noch nicht verbraucht, sondern auf Lager genommen wurden, unberechtigterweise bereits voll als Aufwand enthalten. Der Rohstoff- und Materialeinkauf muss daher um Lagererhöhungen oder -verminderungen berichtigt werden. Sie können mit dem in der Tabelle "Hilfsrechnungen" enthaltenen Schema errechnet werden.

zu sonstige betriebliche Erlöse:
Zu den sonstigen betrieblichen Erlösen gehören Erlöse, die zwar betriebsbedingt sind, aber nicht dem eigentlichen Betriebszweck dienen (= Umsatz), wie z. B. Erlöse aus Provisionen, Abfallverwertung und Eigenverbrauch. Oftmals sind darunter auch aktivierte Eigenleistungen erfasst (= vom Betrieb selbst erbrachte Leistungen für eigene betriebliche Anlagen).
Nicht zu den betrieblichen Erlösen gehören dagegen:

• außerordentliche Erlöse (z. B. aus Anlagenabgang, Versicherungsentschädigungen, Investitionszuschüsse),
• periodenfremde Erlöse, die nicht diese Periode betreffen (z. B. Steuererstattung aus Vorjahren,
  Eingänge bereits abgeschriebener Forderungen) und
• betriebsfremde Erlöse (z. B. Mieterträge).

Sie sind neutrale Erträge und ggf. zu berichtigen.

zu Personalkosten:
Bei den Personalkosten sind ggf. noch nicht gebuchte, aber diesen Zeitraum betreffende Beträge zu berichtigen, z. B. Löhne und Sozialabgaben des letzten Monats, wenn diese erst Anfang des nächsten Monats bezahlt und gebucht werden, anteilige(s) Weihnachts- und Urlaubsgeld, Pensionsrückstellungen und Tantiemen, wenn diese nicht laufend eingebucht werden.

zu Raumkosten:
Unter Raumkosten sind Miet-, Heizungs-, Gas-, Strom-, Wasser-, Reinigungskosten etc. gebucht. Kosten, die nicht monatlich, sondern viertel-, halb- oder jährlich anfallen und verbucht werden (z. B. Strom, Wasser, Mietnebenkosten), sind ggf. monatsweise umzulegen und zu berichtigen.

zu betriebliche Steuern:
Hier sind i. d. R. die Gewerbe-, Kfz- und Grundsteuer enthalten. Da diese meist nur viertel-, halb- oder jährlich anfallen und verbucht werden, müssen sie ggf. anteilig berichtigt werden. Die Gewerbesteuervorauszahlungen werden i. d. R. nach den Vorjahreszahlen festgesetzt. Bei zu erwartenden größeren Abweichungsbeträgen ist ebenfalls eine Berichtigung erforderlich.

zu Versicherungen/Beiträge:
Hierin sind i. d. R. Versicherungsprämien (jedoch häufig ohne Kfz-Versicherungen, die oft unter Kfz-Kosten verbucht werden) und Beiträge zu Berufsverbänden, Kammern etc. enthalten. Da diese meist halb- oder jährlich anfallen, sind sie monatsweise aufzuteilen.

zu besondere Kosten:
Hier sind bei manchen Betrieben spezielle ordentliche Kosten extra ausgewiesen, die ebenfalls geprüft und ggf. berichtigt werden müssen.

zu Kfz-Kosten:
Hier sind die laufenden Kfz-Betriebskosten, Kfz-Reparaturen etc., häufig auch Kfz-Versicherungen und manchmal auch Leasingbeiträge gebucht. Auch hier ist darauf zu achten, dass alle Kosten – ggf. anteilig – enthalten sind.

zu Abschreibungen:
Die Abschreibungen werden meistens nicht laufend während des Jahres, sondern erst am Jahresende bei der Bilanzerstellung gebucht. Abschreibungen auf Sachanlagen können anhand des Anlagenspiegels der Vorjahresbilanz und der Investitionen und Anlagenabgänge des laufenden Jahres ermittelt und anteilig berichtigt werden. Des Weiteren sind auch Forderungsabschreibungen, soweit sie noch nicht gebucht sind, zu berücksichtigen.

zu sonstige Kosten:
Dazu gehören auch Pauschalwertberichtigungen auf Forderungen sowie die Bildung von Rückstellungen (z. B. für Gewährleistungsansprüche, Steuern, Jahresabschlusskosten), die i. d. R. erst bei der Bilanzerstellung eingebucht werden und daher in der BWA noch nicht berücksichtigt sind. Sie müssen daher ggf. monatsweise umgelegt und berichtigt werden.

zu Teilbetriebsergebnis:
In der DATEV-BWA wird dieser Wert als Betriebsergebnis bezeichnet.

zu Zinsaufwand:
Die Zinsaufwendungen sind oftmals als neutraler Aufwand ausgewiesen oder ohne weitere Untergliederung darin enthalten. Sie müssen dann umgegliedert werden. Die Zinsen werden i. d. R. erst gebucht, wenn die Zinsabrechnung durch die Bank erfolgt, meist viertel-, halb- oder jährlich. Sie sind daher i. d. R. zu niedrig ausgewiesen und müssen anteilig berichtigt werden. Bei Annuitätendarlehen wird manchmal fälschlicherweise die gesamte Rate für Zins und Tilgung unter Zinsen verbucht und muss ggf. berichtigt werden.

zu Zinserträge:
Die Hinweise zu Position "Zinsaufwand" gelten hier entsprechend.

zu übrige Steuern:
In diese Position gehören Steuern, die nicht den Betrieb oder die laufende Periode betreffen (z. B. betriebliche Steuernachzahlung für Vorjahre) oder dem außerordentlichen Bereich zuzuordnen sind (z. B. Körperschafts- oder Kapitalertragssteuer). Ggf. sind sie zu berichtigen.

zu sonstiger neutraler Aufwand:
In diese Position gehören betriebsfremde (z. B. nicht abzugsfähige Spenden), außerordentliche (z. B. Buchverluste aus Anlagenabgängen) und periodenfremde Aufwendungen.
Beachte: Bei Anlagenverkäufen wird in der Praxis oftmals nur der Verkaufserlös gebucht (unter dieser Position), während der Buchwert erst bei Bilanzerstellung ausgebucht wird und im BWA-Ergebnis daher noch nicht berücksichtigt ist. Dies ist ggf. zu berichtigen.

zu sonstige neutrale Erträge:
In diese Position gehören außerordentliche, betriebs- und periodenfremde Erträge, wie z. B. aus abgeschriebenen Forderungen, Versicherungsentschädigungen, Investitionszuschüssen oder Steuererstattungen aus Vorjahren. Ggf. sind sie zu berichtigen.

zu verrechnete kalkulatorische Kosten:
Dies ist das Gegenkonto für gebuchte kalkulatorische Kosten. Sind hier Beträge enthalten, dann sind in den obigen ordentlichen Kosten bereits kalkulatorische Kosten gebucht worden und somit im Betriebsergebnis berücksichtigt. Buchungstechnisch werden diese oftmals im außerordentlichen Bereich gegengebucht und sind somit beim vorläufigen Ergebnis wieder eliminiert.